С ростом количества пациентов и объема услуг ручная обработка данных для бухгалтерского учета начинает отнимать ощутимые временные ресурсы. Именно с этой проблемой столкнулся медцентр «Клиника красоты». Для формирования документов реализации и оплаты бухгалтер клиники вынужден переносить данные из системы администрирования MEDODS в 1С вручную, что отнимало на рутинную работу от 30 до 60 минут рабочего времени специалиста ежедневно.
В результате анализа временных затрат сформировалась задача по автоматическому переносу определенных данных из системы MEDODS в систему бухгалтерского учета 1С8.3 на выбранную дату, с которой заказчик и обратился к нам. Важно было реализовать обмен данными между бухгалтерией 1с для оптимизации процесса.
Исходные технические данные для решения задачи
- Программа-коробка с локальной установкой MEDODS версии 4.0, API версии 2.0
- 1С Бухгалтерия 8.3 последней версии
Что сделали
Произвели необходимые настройки обмена данными 1с (скрин 1) и разработали следующий функционал с помощью API 2.0. системы MEDODS для возможности осуществления регулярной выгрузки данных из системы MEDODS в программу 1С Бухгалтерия 8.3 на конкретную дату/период:
- о способах расчета (данные «Платежи»/«Payments») выгрузка в 1С двух документов: «Поступления наличных» и «Операции по платежной карте»
- о заказах клиентов Заказчика (о виде услуги и стоимость услуги) выгрузка в 1С документ «Реализация».
Так же произвели разработку функционала автоматического создания отсутствующей в 1С Бухгалтерия 8.3 номенклатуры для создающихся документов на основании данных системы MEDODS (данные «Записи в мед. карте»/Entries») и автоматическую проверку сумм документов реализации и оплаты. Это позволяет упростить интеграцию и обмен данными 1с между системами.
Как это работает?
Указывается период, за который нужно получить данные. По кнопке «Создать документы» отправляются запросы к API и создаются документы реализации и оплаты, сопоставляется существующая в базе номенклатура, если номенклатура не найдена — создается новая (скрин 1). Таким образом, обеспечивается эффективный обмен данными между 1с и crm медодс>.
В данном случае все продажи за день собираются в один документ реализации (скрин 2) и документы оплаты разбиваются по типам оплат (скрин 3,4). Для удобства работы с созданными документами на форме расположены отдельные вкладки для документов каждого типа. Для работы с документами предусмотрен стандартный набор операций: открыть по двойному клику, провести, отменить проведение, копировать, пометить на удаление, поиск.
Для удобства бухгалтера создана вспомогательная вкладка Анализ для быстрой сверки сумм документов реализации и оплаты. Если суммы отличаются – строка выделяется красным (скрин 1).
Добавили возможность загрузки остатков денежных средств, отображение информации о возврате наличных и безналичных денежных средств (скрин 5, 6).
Результаты и преимущества интеграции
Благодаря настройке выгрузке данных из MEDODS в 1С:
- сократилась рутинная часть работы бухгалтера;
- высвободились дополнительные часы для решения более важных задач;
- уменьшилась вероятность ошибок из-за человеческого фактора.
Подобные недорогие, но эффективные интеграции значительно сокращают временные затраты бухгалтерии на ручные операции или денежные затраты на привлечение дополнительных специалистов по бухгалтерскому учету. Использование интеграции и обмена данных 1с 8.3 позволяет повысить общую эффективность работы.
Хотим отметить и поблагодарить за качественно документированное API и оперативность работы техподдержки MEDODS.
